Ben je bezig met het overwegen van een samenvoeging, splitsing of overname van een notariskantoor? Of ben je simpelweg nieuwsgierig naar de stappen en opties? Op dit moment kan het behoorlijk lastig zijn voor notarissen om een geschikte opvolger te vinden. Als er geen opvolger beschikbaar is, worden vaak twee oplossingen overwogen: samenvoegen met een ander kantoor of toegevoegd worden aan een bestaand kantoor.
Deze processen brengen echter niet alleen juridische en administratieve veranderingen met zich mee, maar ook een boekhoudkundige conversie. Het zorgvuldig beheren van deze overgang is cruciaal om te voorkomen dat belangrijke gegevens verloren gaan of dat financiële documenten opnieuw moeten worden opgesteld. In dit artikel delen we een aantal essentiële aandachtspunten voor een soepele boekhoudkundige conversie.
1. Maak een export van de oude administratie
Indien mogelijk is het raadzaam om een export van de oude administratie te maken. Dit stelt je in staat om de gegevens te importeren in de nieuwe administratie, zodat alle financiële gegevens behouden blijven en er geen waardevolle informatie verloren gaat.
2. Verwerk nota’s van afrekening en declaraties Vooraf
Een belangrijk aandachtspunt is om openstaande nota’s van afrekening en declaraties vóór de conversie nog door te boeken. Dit voorkomt dat deze documenten opnieuw in het nieuwe systeem moeten worden aangemaakt, wat zowel tijdrovend als foutgevoelig kan zijn.
3. omgaan met dubbele nummering
Bij een samenvoeging van kantoren kan het gebeuren dat beide organisaties gebruikmaken van dezelfde nummering voor dossiers, debiteuren en crediteuren. Dit kan voor dubbele nummers zorgen. Het is daarom essentieel om een duidelijke omnummertabel te maken tijdens de conversie. Deze tabel legt vast wat de oude nummers waren en welke nieuwe nummers eraan gekoppeld zijn. Noteer deze wijzigingen ook in het notariële pakket, zodat alles achteraf goed te traceren is.
4. Maak back-ups en exporteer belangrijke gegevens
Zorg ervoor dat je alle essentiële gegevens exporteert in verschillende formaten, zoals Excel, PDF en/of een auditfile. De volgende onderdelen zijn van belang om te archiveren voor toekomstig gebruik:
- Alle dossiermutaties: Als alleen begin- en eindsaldi kunnen worden overgezet, zorg dan dat de oude historie van mutaties nog steeds beschikbaar is via de export.
- Alle financiële mutaties van alle jaren: Het is cruciaal om een volledige geschiedenis van financiële transacties te bewaren.
- Alle mutaties van debiteuren en crediteuren: Deze informatie helpt om een volledig overzicht te behouden van wat er is veranderd op het gebied van debiteuren- en crediteurenbeheer.
Een samenvoeging, splitsing of overname van een notariskantoor kan een ingewikkeld proces zijn, vooral op administratief en boekhoudkundig vlak. Door goed voorbereid te zijn en aandacht te besteden aan de bovengenoemde aandachtspunten, kun je veel problemen voorkomen en zorg je voor een soepele overgang van de ene administratie naar de andere. Met een goede planning en duidelijke documentatie houd je controle over de financiële kant van de transitie en voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat.